[Real PR Story] 시간관리로 업무 효율성 높이기

시간관리로 업무 효율성 높이기

대학을 졸업하고 부푼 마음으로 첫 직장에 입사한 사회초년생들이 공통적으로 어려움을 느끼는 것은 바로 ‘시간이 부족하다’는 것이다. 대학을 졸업하는 순간부터 학생 시절 누릴 수 있었던 공강, 방학 등의 여유시간을 더 이상 누릴 수 없게 된다. 그런데 해야 할 일은 훨씬 더 많아진다. 회사에서 주어진 업무를 해야 하며, 꾸준히 자신의 경쟁력을 높이기 위한 자기계발도 해야 한다. 새로운 인간관계가 생김에 따라 챙겨야 할 경조사도 늘어난다. 돈을 벌기 위해 직장을 다니지만, 얼마 안가 직장을 다니면서 돈보다 더 중요한 시간의 중요성을 깨닫게 된다.
결과적으로 업무를 효율적으로 하면서 충분한 시간을 확보하는 일이 직장인으로서나 개인으로서나 매우 중요하다. 하지만 아쉽게도 객관적이 지표로 보는 우리나라 직장인들의 업무효율성은 매우 낮다. OECD 국가 중 한국인의 노동생산성은 34위 중 28위로 OECD 국가 중 최하위권이다. 이는 1위인 노르웨이의 35%에 해당하는 수준이다. 한국의 근로자가 3시간 일을 해야 노르웨이 근로자자 1시간 동안 생산하는 부가가치를 생산한다는 의미이다. 더 쉽게 말하면 한국 사람들은 똑같은 일을 노르웨이 사람들보다 3배 가량 더 느리게 하고 있다는 말이 된다.
2013년 기준 한국인의 근로시간은 2,163시간이다. 이는 OECD 국가 평균인 1,770시간보다 393시간이나 많은 것으로 약 50일 가량이라는 막대한 시간이다. 만약 업무 효율성을 극적으로 높여서 50일의 자유 시간이 주어진다고 생각해보자. ‘저녁있는 삶’이 헛된 꿈만은 아닐 것이다.

 

효율적인 시간 관리를 위한 3가지 팁

  • 일의 우선순위를 정하라
  • 자투리 시간을 활용하라
  • 예상되는 일과 반복되는 일은 미리미리 준비하라

 

모든 일에는 우선순위가 있다. 하루의 일을 시작하기 전 그 날 하루에 마무리할 일들을 ‘투-두 리스트(To-do-list)’로 정리하면 중요한 일부터 순서대로 처리해 나갈 수 있다. 그렇다면 일의 우선순위는 어떻게 정할 수 있을까? 업무의 고유 특성에 따라 다르겠지만 일반적으로는 데드라인이 정해진 일, 관계자가 많이 얽힌 일일수록 우선순위가 높아진다.

자투리 시간을 활용하는 것 또한 효율적인 시간 관리를 위한 중요한 팁이다. 어느 설문조사를 보면 직장인이 출퇴근 시간에 대중교통안에서 멍하게 보내는 시간이 평균적으로 106분이라고 한다. 그 106분 동안 하는 일은 핸드폰 보기, 음악 감상이 90% 이상을 차지할 만큼 절대적이었다. 핸드폰으로는 뉴스를 보는게 23.8%, 영화나 드라마는 보는게 12,6%를 차지하며 가장 높게 나타났다. 또한 점심 시간 이후 많은 직장인들이 나른하게 시간을 허비한다. 이 시간을 조금 더 효율적으로 사용한다면 사무실 안에서의 업무 부담도 한결 줄어들고 퇴근 시간도 더욱 앞당길 수 있을 것이다.

홍보 업무는 새롭고 창의적인 업무도 많지만 정기적인 리포트나 모니터링, 송장 송부 등 항상 반복되는 업무도 무시할 수 없다. 그 중에서도 주간 리포트나 월간 리포트는 매일매일 업데이트 한다면 하루에 아주 적은 시간으로도 충분히 할 수 있지만 한꺼번에 하려면 하루가 꼬박 소요된다. 이런 반복적인 업무들을 미리 미리 준비하는 버릇을 들이면 효과적인 시간 관리가 가능하다. 또한 고객사나 기자들의 요청사항 중에는 어느 정도 예상이 가능한 것들도 존재한다. 특히 갑작스럽게 기고문을 준비해달라는 기자들의 요청은 한 달에 한 번 정도는 발생한다. 이런 사항들을 예상하고 미리 준비해 둔다면 원고를 받는 기자도 행복하고 새로운 리절트가 생기는 고객도 행복할 것이다. 물론 가장 행복한 것은 훌륭한 홍보 전문가로 인정 받는 당사자이다.

 

효율성을 높이기 위한 3가지 팁

  • ‘클라우드 서비스’를 적극 활용하라
  • 나만의 ‘제 2의 두뇌’를 만들어라
  • 모든 업무의 시작은 ‘리스트업’이다

만약 업무를 할 때 쓰는 노트북 PC나 외장하드를 어느 날 잃어버렸다고 가정해보자. 어떻게 하겠는가? 한해 한해 경력을 쌓아가며 축적한 소중한 자료들이 다 사라진다면 속상함은 둘째치고 홍보 전문가로서 어마어마한 자산을 잃는 것이다. 이런 비극을 막기 위해서 반드시 클라우드 저장공간에 자신의 중요한 자료들을 백업해 놓아야 한다. 혹자는 ‘클라우드 서비스는 불안정해서 믿을 수 없다’고 한다. 상식적으로 생각해서 구글, 마이크로소프트 등의 글로벌 기업의 데이터센터와 내가 관리하고 보관하는 노트북 PC나 외장하드 중에서 무엇이 더 안정적일까? 나에게 천재지변이 와도 나의 외장하드가 소중한 데이터를 지켜줄 수 있을까? 클라우드 서비스는 더 이상 선택이 아닌 필수다. 나의 축적된 데이터가 나의 자산이며 그 자산이 나의 가치를 만든다. 나의 가치를 가장 안전한 곳에 보관하는 것도 전문가의 자세이다.

*실용팁: 클라우드 서비스, 뭘 써야 하나요?

원드라이브 마이크로소프트 오피스와의 연계가 가장 큰 강점이다. 오피스365 사용자의 경우 매우 넉넉한 용량이 제공된다는 점도 제한적인 로컬 스토리지 용량을 가진 사람에게 매우 유용하다.
드롭박스 가장 다양한 디바이스와 OS에서 사용 가능한 범용성이 장점이다. 전세계 4억명 이상이 사용하는 검증된 서비스이다. 무료 용량이 다소 적은게 아쉬운 점.
구글 드라이브 구글이 제공하는 클라우드 스토리지 서비스. 무료 용량이 큰 것이 가장 큰 장점이다.

 

홍보 업무를 하다 보면 너무나 많은 정보 속에서 길을 잃기 쉽다. 원하는 정보를 찾는데도 한참의 시간이 걸리기도 한다. 이럴 때 필요한 것이 ‘제 2의 두뇌’다. 평소 중요한 정보들을 미리 분류하고 저장해 놓고, 그 정보가 필요한 때에 바로 정보에 접근해서 활용할 수 있다면 업무 속도나 퀄리티가 몰라볼 정도로 달라질 것이다. 때로는 자신은 필요한 정보는 다 기억한다고 하는 사람도 있는데 이는 만용이다. 사람은 망각의 동물이기 때문이다. 수많은 정보를 다 기억하는 것은 지구상 그 누구에게도 불가능한 일이다. 또한 매번 필요한 정보를 포털사이트 검색으로 찾으려는 일 또한 또 다른 업무 효율성 저해를 낳는다는 점에서 추천하지 않는다. 자신의 지식 보관소를 만들고 이를 적극 활용하라.

 

*실용팁: 나만의 제2의 두뇌, 무엇이 있나요?

에버노트 노트서비스의 대명사라고 할 수 있다. 웹 브라우저에 웹클리퍼를 설치하면 어떤 뉴스들도 놓치지 않고 에버노트에 저장할 수 있다. 무료 용량이 60MB로 다소 적은게 아쉽다.
원노트 마이크로소프트가 제공하는 노트서비스다. 원드라이드의 넉넉한 용량을 활용할 수 있는게 장점이다.

 

해야 할 업무는 반드시 리스트업을 해서 하나 하나 지워나가길 바란다. 그냥 머리 속으로 생각해서 하는 사람들이 많은데 그런 방식은 언제가 반드시 한계에 도달한다. 나이를 먹고 직급이 올라올수록 해야할 일도 늘어나고 관리하는 고객사도 늘어나게 된다. 언제까지 머리속의 감으로 일할 수는 없는 노릇이다. 또한 해야할 일을 리스트업하며 그것을 완료해나가는 과정 자체가 곧 PR인으로서 갖춰야할 전략적이고 문제해결적 사고의 훈련이라고 할 수 있다.